管理者機能

自動リマインドメール

進捗に応じた対象者へ、リマインドメールを自動送信

SmartSkill Campusの自動リマインドメール

「自動リマインドメール」は、受講者の進捗に応じてリマインドメールを自動で送信できる機能です。「いつ」「誰に」「どの文面で」送るかを管理画面で設定しておくと、配信日時の時点で条件に当てはまる受講者をシステムが自動で抽出し、メールを送信します。受講が完了していない方へのフォローを仕組みにすることで、受講者を修了まで導きながら、管理者の運用負荷を軽減します。

こんな課題はありませんか？

受講未完了者へのフォローが、受講者の自主性に任せきりになっている

対象者を抽出してメールを作成する作業に、毎回手間がかかっている

受講者本人への案内だけでなく、上司にも状況を共有して、受講を後押ししてほしい

講座や対象者ごとに、伝える内容を変えてフォローしたい

その課題、SmartSkill Campusの「自動リマインドメール」で解決できます

自動リマインドメールとは

自動リマインドメールとは、受講者の進捗に応じて、受講を促すメールを自動で送信する機能のことです。SmartSkill Campusでは、「送信先（送信条件）」「本文」「配信スケジュール」の3つを管理画面で設定します。配信予定日時になると、その時点の進捗率をもとに対象者をシステムが自動で抽出し、設定した文面のメールを送信します。送信先は、講座を指定する方法と、受講者を指定する方法から選べます。受講者本人に加えて、上司にも同じ内容を届けられます。

自動リマインドメールでできること

進捗率に応じて、対象者を自動抽出

講座を指定しておくと、配信予定日時の時点で条件に当てはまる受講者を、システムが自動で抽出してメールを送信します。講座名のほか、進捗率、受講期限、申込タイプを組み合わせて指定できるため、受講がまだ完了していない方に絞るだけでなく、「同じ講座でも、必須の対象者にだけ送る」「受講期限が近い方にだけ送る」といった絞り込みも可能です。対象者を毎回リストアップする手間がかかりません。

受講者を個別に指定した送信にも対応

送信先は、受講者を検索して個別に指定することもできます。CSVインポートにも対応しているため、対象者が多い場合も、まとめて指定できます。講座の進捗にかかわらず届けたい案内がある場合にも活用いただけます。

受講者の上司にも、あわせてお届け

送信先の設定では、受講者本人だけに送るか、上司にも同じ内容を届けるかを選べます。本人への案内に加えて、上司からも受講を後押ししてもらえる状態をつくれます。

氏名や講座名を差し込み、一人ひとりに合わせた文面に

メール本文には、氏名や部署名、申し込み講座名、受講期間、申込締切日といった情報を差し込めます。多数の項目に対応しているため、同じ文面でも一人ひとりに合わせた内容としてお届けできます。

スペック早見表

設定する3つの要素

送信先（送信条件）、本文、配信スケジュール（件名・送信先・本文・配信予定日時を指定）

送信先の指定方法

①講座指定（講座名・進捗率・受講期限・申込タイプから組み合わせが可能）　②受講者指定（個別・CSVにて送信先を指定）

送信範囲

受講者本人のみ、または受講者と上司（上司には部下の人数分のメールが届きます）

差し込み項目（例）

氏名、会社名、部署名、役職名、勤務先メールアドレス、事務局名称、申し込み講座名、受講期間、公開開始日・終了日、申込締切日、講座コード　など

配信予定日時と送信結果

現在から1時間後以降の日時を指定。送信結果は、メール管理の「送信結果確認」からスケジュールごとに確認できます

活用シーン

同じ講座を必須・任意の両方で運用する企業

対象者を絞って案内

同じ講座でも、必須の対象者にだけリマインドを送る、受講期限が近い方にだけ送る、といった絞り込みができます。

受講率を高めたい教育担当者

上司からの後押しもあわせて

受講者本人への案内に加えて、上司にも同じ内容を届け、現場での声かけにつなげられます。

受講の完了を着実に進めたい企業

繰り返しの案内で、受講を後押し

受講が完了していない方へ、期限までに複数回の案内を届けられます。一度作成した送信先と本文は保存して使い回せるため、2回目以降は配信日時を設定するだけで済みます。

講座ごとに案内の内容を変えたい企業

文面と送信条件を組み合わせて運用

送信先と本文を組み合わせて配信スケジュールを作成できるため、講座や対象者に合わせた案内を使い分けられます。

導入効果

BEFORE

対象者の抽出から、メールの作成・送信までを、担当者が都度手作業で行っていた

BEFORE

リマインドが受講者本人止まりになり、現場での後押しにつながりにくかった

BEFORE

一斉配信の案内では、一人ひとりの状況に合った内容を届けにくかった

AFTER

配信日時の時点で条件に当てはまる受講者をシステムが自動で抽出し、設定した文面で送信する

AFTER

受講者本人に加えて上司にも同じ内容が届き、現場からの声かけにつなげられる

AFTER

進捗率で対象者を絞り込み、差し込み項目で受講者情報を反映した文面を届けられる

解決後のイメージ

教育担当者は、送信先・本文・配信スケジュールを設定しておくだけで、受講が完了していない方へのフォローを仕組みとして運用できます。対象者の抽出やメールの作成に追われることなく、受講者を修了まで導く働きかけを続けられます。受講者にとっても、自分の状況に合った案内が届くため、受講のきっかけをつかみやすくなります。

ご利用の流れ／運用のポイント

ご利用の流れ

自動リマインドメールは、次のような流れでご利用いただけます。

① メール管理の「送信先作成」で、送信先（送信条件）を作成します。講座を指定する方法と、受講者を指定する方法（CSVインポートにも対応）から選べます。あわせて、上司にも届けるかどうかを設定します。
② 「本文作成」で、メールの本文を作成します。氏名や部署名、申し込み講座名といった受講者情報を、文面に差し込めます。
③ 配信スケジュールの「新規作成」で、件名・送信先・本文・配信予定日時を指定して登録します。
④ 配信予定日時になると、その時点で条件に当てはまる受講者へ、設定した文面のメールが自動で送信されます。送信結果は「送信結果確認」から確認できます。

運用のポイント

講座と進捗率で送信先を設定した場合、対象となる受講者は、配信予定日時の時点で抽出されます。そのため、設定後に受講が進んだ方は対象から外れ、そのときの状況に合った案内を届けられます。本文には、氏名や部署名、申し込み講座名、受講期間、申込締切日といった情報を差し込めるため、同じ文面でも一人ひとりに合わせた内容としてお届けできます。